소상공인포커스 - [경영의 달인] 추석 대목 일주일, 평소 한 달치가 갈린다… 발주량 정하는 법

◇ 지난해 판매량보다 올해 조건을 먼저 보라
명절 발주는 지난해 판매량을 출발점으로 삼되 그대로 복사해서는 안 된다. 올해 추석 날짜와 연휴 길이, 날씨, 원재료 가격, 주변 경쟁점과 단체 주문이 달라졌기 때문이다. 품목별로 지난해 판매·폐기·반품·품절 수량을 확인하고 올해 예약 주문을 더한다. 공급처의 휴무와 마지막 주문일, 추가 발주 가능 여부도 발주량을 좌우한다. 

많이 쌓아두면 안심되지만 신선식품과 유행성 선물은 대목이 끝나는 순간 가치가 떨어진다. 품절 손실과 재고 손실 가운데 어느 위험을 감수할지 먼저 정해야 한다. 발주량은 기대 매출이 아니라 판매 가능한 시간과 보관 한계에서 역산해야 한다. 품목별 일판매량, 폐기율, 납품 리드타임을 적고 연휴 중 추가 입고가 가능한지도 확인한다.

 

▲ 위 사진은 기사 내용과 무관하게 AI(인공지능)가 생성한 이미지입니다. 점주와 직원이 대목에 필요한 발주량을 정하기 위해 현재 재고를 확인하고 있다. (사진 = 제미나이)

◇ 확정 주문·예상 판매·안전재고로 분리
물량은 결제가 완료된 확정 주문, 문의·견적 단계의 예상 판매, 현장 고객을 위한 안전재고로 나눈다. 예상 판매에는 과거 전환율을 적용하고 문의 건수를 전부 주문으로 계산하지 않는다. 핵심 원재료는 대체 가능 여부와 공급처를 두 곳 이상 확인한다. 포장재는 여러 세트가 함께 쓸 수 있는 규격을 선택하면 특정 상품이 덜 팔려도 활용할 수 있다. 

발주표에는 수량뿐 아니라 현금 지급일과 보관 공간, 작업시간을 적어 물건은 있는데 포장하거나 결제할 돈이 없는 상황을 막는다. 한 번에 모두 주문하기보다 기본물량과 추가물량을 나눌 수 있는 공급처가 유리하다. 품절 손실과 재고 손실을 비교해 마진이 낮고 유통기한이 짧은 품목에는 더 보수적인 기준을 적용한다.

 

▲ 위 사진은 기사 내용과 무관하게 AI(인공지능)가 생성한 이미지입니다. 최근 판매 속도와 배송 마감일을 기준으로 추가 발주 시점을 계산하고 있다. (사진 = 제미나이)

◇ 매일 폐기와 품절을 기록해 다시 발주
대목 기간에는 마감 때 판매량과 폐기량, 다음 날 예약, 재고 실사를 함께 기록한다. 예상보다 빠르게 팔리는 품목은 추가 발주가 가능한 시간 안에 결정하고, 느린 품목은 세트 구성을 바꾸거나 낱개 판매로 돌린다. 품절을 숨기기보다 대체상품을 명확히 안내하고 품질이 떨어진 재료를 억지로 쓰지 않는다. 명절이 끝난 뒤 최종 재고와 마진을 정리해 다음 대목의 기본값으로 남긴다.

좋은 발주는 완벽한 예측이 아니라 틀린 예측을 매일 빠르게 수정하는 운영 능력이다. 발주 뒤에는 판매 속도를 하루 두 번 확인해 진열과 할인 시점을 바꾼다. 예상보다 빠르면 대체상품을 안내하고 느리면 세트 구성을 조정해, 마지막 날의 급격한 떨이 판매를 줄여야 한다.

소상공인포커스 / 이경희 기자 leegh0224@bizfocus.kr